Turunduse automaatika tarkvara ja teenus

Automatiseeri klientide kogumine, süstematiseerimine, andmete rikastamine, õigeaegselt õige sisuga kirjade saatmine, et luua rohkem aega ja raha.

Proovi tasuta
browser
tablet
mobilemobilemobile

Ideaalne protsess QR ürituse korraldamisel

25.10.2017

Milline on ideaalne protsess üritust korraldades QR koodiga külastajate tuvastamisel 

 

Algatuseks kummardame sügavalt produtsendi Urmo Unus ees, et andis meile võimaluse ja usaldas oma üritusele sisuliselt täiesti toorest lahendust. Einoh, ega me ju ikka testisime tuhandeid kordi, aga live'na oli see siiski esimene kord.
 

NB! Tänaseks on üritusi toimunud veel ja äpp on saanud veel mitmeid lihtsustusi ja täiendusi.

 

 

 
Kes tegi mida        
 
Üritus oli sümbioos konverentsist ja messist.
 
1. Markeersime külastajad - trükkisime QR koodidega nimekleepsud ning kenad neiud panid need saabunud külalisele nägusale kaelakaardile. 

2. Messi osas installeerisime äppi iga tootja esindaja telefoni, kes ise registreeris külastaja huvi oma toodete/teenuste vastu - skannides QR koodi külastaja kaelakaardilt.

3. Registreerisime külastajad - kui nad sisenesid põhi- või kõrvalsaalidesse ettekandeid kuulama.
 

 

Milline on ideaalne protsess üritust korraldades QR koodiga külastajate tuvastamisel 

Tegime pärast üritust kokkuvõtte, tellija, korraldaja ja Mailbow. Mis läks hästi, mida oleks saanud paremini, mis läks untsu, mida oleks saanud vältida, mida me järgmine kord teisiti teeme?
Suures plaanis jäime rahule, ent nägime võimalusi, kuidas oleks saanud veel sujuvamalt kogu protsessi korraldada. Sellest ka juhend, mis võiks olla ideaalne protsess.

 
Ettevalmistus
  1. Kommunikeeri kogu protsess korduvalt läbi tellija, korraldaja ja teenindaja vaadetes.
    Jagatud teadmised ja kogemused aitavad lihvida protsessi paremaks.
    Varu selleks aega, et inimesed saaksid kohaneda uute ideede ja protsessidega.
    Heureka moment ei tule kohe esimesel presentatsioonil.
  2. Mõtle hoolega läbi ja planeeri minimaalne arv kontrollpunkte, et hoida ürituse kulgemisel silma peal.
    Loo vastavad listid Mailbow'sse.
  3. Korraldaja loob kõikidele messiboksidele oma listi, millest saab vastava QR koodi, et Mailbow Events äpp ära konfigureerida.
  4. Korraldaja jagab kõikidele messiboksidele dokumendi, kus on kirjas äppi allalaadimise juhend, äppi seadistus igale messiboksile/kontrollpubktile ja üks kontakti QR kood veendumiseks, et kõik toimib.
  5. Palu kõikidel teha RSVP ning saada seejärel neile kinnitusega email, milles on saabumise juhend ning enese tuvastamiseks QR kood. 
  6. Palu, et QR kood salvestatakse mobiilides pildina või trükitaks paberil välja - nii on saabunud külastaja tuvastamise protsess kiirem.
  7. Ürituse toimumise eelneval päeval saada meeldetuletus sisult samade andmetega.
 
Ürituse toimumisel
  1. Külastajate vastuvõtul kasuta Mailbow Events äppi ja skanneeri saabuja QR kood.
    Nii tekib koheselt nimekiri - kes saabusid.
    Kõikidel korraldusmeeskonna liikmetel on seega koheselt olemas info, kuidas üritus kulgeb.
  2. Kui saabuja unustas oma kutse maha, siis kasuta Mailbow maandumislehte, kus saab otsida kiirelt nime või emaili järgi ja märgi külastaja saabunuks.
  3. Eelnevalt registreerimata või kellegi asendusena saabunud külastaja lisatakse Mailbow maandumislehe abil nimekirja.
  4. Kõikide saabumist registreerivate tegevuste järel trükib kohapeal olev etiketi printer välja külastajapõhise QR koodiga kleepsu.
    Kleepsu saab kleepida ka kaunile kaelakaardile, nimekaardile või otse ülikonnale, kleidile või suisa telefoni tagaküljele - et külastajaid hiljem hõlpsalt tuvastada.
    (kaasaegsed kleepsud ei jäta jälgi ja tulevad kergelt ära)
  5. Saabuvate külastajate tuvastamine võib toimuda mitmes asukohas korraga, siis veendu, et igas asukohas oleks ka printer.
  6. Messiboksides, seminaride uste juures toimub külastajate tuvastamine, kui see on vajalik.
    Kõik erinevad kontrollpunktid lisavad külastajad vastavasse nimekirja.
    Samas kontrollpunktis võib aidata külastajaid registreerida ka mitu mobiili, milles on seadistatud sama seadega äpp.
  7. Toitlustamisel saab piirata tarbimst kordade arvuga, mida külastajale on pileti hinnaga tasuta võimaldatud.
    Nii saab tagada, et ei tekiks ületarbimist, mille tagajärjeks on kellelgi teisel nälg.
  8. VIP loungesse jms privileegidega ruumidesse pääsu piiramine käib samuti äppi vahendusel - võrreldakse, kas külastajal on vastav tunnus lisatud.
  9. Korraldajatel on oma töölaud, milles on näha erinevaid kontrollpunkte läbinute koguarv ning külastajate nimekiri.
  10. Korraldajatel on jooksvalt ülevaade, kui palju mingi külastaja erinevaid punkte külastanud on.
    Tingilikult tähendab see aktiivsust.
 
Peale üritust
  1. Korraldaja saab saata kõikidele külastajatele NPS uuringu või tagasiside küsitluse või igale seminarile eraldi lihtsas vormis küsimustiku. 
  2. Korraldaja saab saata vastavaid messibokse/eksponente külastanud külastajatele vastava messiboksi eest konkreetse pakkumise - ühes kirjas.
  3. Korraldaja väljastab messiboksides skanneeritud nimekirjad, et eksponendid saaks oma teenuste/toodete vastu huvi tundnud kontaktide detaili.